Kas Kecil

Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit kerja yang biasanya dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris.

Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian pengeluaran dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil

1. Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil. Dokumen transaksinya, antara lain:

• Surat keputusan kepala bagian keuangan
• Bukti kas keluar dari bagian keuangan

Prosedur pembentukan dana kas kecil, yaitu sebagai berikut

1.       Pihak yang berwenang atau  manajer keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberikan otorsiasi bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.
Dengan adanya surat keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Lembar 1 dan 3 diserahkan kebendahara atau kasir, lembar 2 diarsipkan.

2.       Dengan adanya surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai otorisasi, yaitu pimipinan atau manajer.
Cek beserta bukti kas keluar lembar 3 dan surat keputusan (SK) pembentukan dana kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, yaitu administrasi kantor atau sekretaris yang ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil di masing-masing unit kerja/bagian/divisi.

3.       Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cach box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor. Selanjutnya administrasi kantor atau sekretaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut bila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus dibayarkan.

2. Penggunaan/Pemakaian/Pengeluaran Dana Kas Kecil

Penggunaan/pemakaian/pengeluaran dana kas kecil adalah pembayaran yang dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya antara lain:

• Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
• Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan seperti nota kontan, kuitansi, faktur dan sebagainya.

3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan, atau apabila dana kas kecil tersedia sudah menipis. Pengajuan dana pengisian kembali dilakukan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau kasir dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil beserta bukti-bukti pengeluarannya.

Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. Dokumen transaksi antara lain:

1.       Surat pengajuan pengisian dana kas kecil

2.       Bukti pengeluaran kas

3.       Bukti kas keluar dari bagian keuangan.

Setiap melakukan suatu transaksi yang dapat mempengaruhi posisi saldo kas kecil, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatatnya ke dalam buku kas, baik mutasi masuk maupun keluar.

Mutasi/perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima kas umum dan dikeluarkan melalui bagian pemakai dana. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi adalah sebagai berikut:

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang.
• Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.
• Bukti penggunaan dana seperti, nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.
• Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung.

c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksinya adalah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian hutang.
• Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya bersal dari transaksi penjualan tunai dan penerimaan piutang dari debitor. Penerimaan piutang bisa terjadi dalam bentuk cek yang dikirimkan debitor melalui pos atau diserhakan langsung, bisa juga melalui transfer dana dari debitor kepada rekening perusahaan di bank

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

1.  Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM BUKTI KAS KELUAR Dibayarkan                                                                  No. BKK. 345876 Kepada                                                                                    No. Cek ...........                                                                                     Tgl. Dibayar............
Tgl				No. Rekening			Keterangan			Jumlah (Rupiah)
							Total
							Potongan %
							Bersih
Penjelasan
Dicatat	Tgl		Disetujui		Tgl	Diperiksa		Tgl	Diisi		Tgl

Gambar D2-1 Bukti Kas Keluar

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta	No. PPKK 09878	Tgl.	Departemen	Disetujui
Jumlah Rupiah dengan angka
Jumlah Rupiah dengan huruf ..........................................................................
Penjelasan .................................................................................................. ................................................................................................................. .................................................................................................................

Gambar D2-3 Permintaan Pengeluaran Kas Keci

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM BUKTI PENGELUARAN KAS  KECIL Jumlah yang diterima menurut PPKK  Rp.................  No. BPKK   984949 Jumlah yang telah dikeluarkan             Rp ................  No. PPKK............... Jumlah Sisa lebih (kurang)                                Rp ................  Tanggal ................
Tgl		No. Rekening	Keterangan	Jumlah (Rupiah)
Disetujui .......................			Diperiksa ......................	Dibuat .....................

Gambar D2-4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5. Permintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Contoh Format Permintaan Kembali Dana Kas Kecil seperti pada Gambar D2-5.

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS  KECIL

Tgl

No. BPKK

Keterangan

Jumlah (Rupiah)

Diperiksa .......................

Dibuat ......................

Jumlah PPKK

Jumlah BPKK

Uang Tunai

Jumlah Dana Kas Kecil

Dibukukan

Dibayar

Disetujui

REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL

No. Rek

Jumlah

Ro. Rek.

Jumlah

No. Rek

Jumlah

Gambar D2-5 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Voucher kas kecil

1.    Imprest System

Operasional dana kas kecil, yang sering kali disebut sistem imprest, mencakup tiga tahap yaitu:

A. Membentuk Dana

       Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:

1.      menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana

2.      menentukan jumlah dana yang diperlukan

B. Melakukan Pembayaran Dari Dana

Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen.

C. Mengisi Ulang Dana

       Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga (kustodian) kas kecil

Contohnya :

2.    Fluktuatif System

Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.

Pencatatn sistem dana tidak tetap dalam jurnal nampak sebagai berikut.

No	Keterangan	Jurnal
1	Pada saat pembentukan dana kas kecil	Kas kecil                    xxx       -        Kas                        -       xxx
2	Pada saat pemegang kas kecil melakukan pembayaran biaya	Biaya-biaya                xxx       -        Kas Kecil               -       xxx
3	Pada saat menerima tambahan uang dari pemegang kas umum	Kas Kecil                    xxx       -        Kas                         -       xxx
4	Pada saat kas kecil diisi kembali	Kas Kecil                    xxx       -       Kas                       -         xxx